Arbeitsbezogene Produktivität und Methoden für produktives Arbeiten

Was versteht man unter arbeitsbezogener Produktivität?

Unter Produktivität im Arbeitskontext ist das Verhältnis zwischen dem Arbeitsaufwand (z.B. investierte Zeit) und der daraus resultierenden Arbeitsleistung (z.B. Präsentation für Kund*innen) zu verstehen. Sie ist hoch, wenn das Verhältnis bzw. die Bilanz zwischen investiertem Arbeitsaufwand und resultierender Arbeitsleistung positiv ausfällt. Man versucht also, mit möglichst geringem Ressourceneinsatz (Effizienz) ein möglichst gutes Ergebnis (Effektivität) zu erreichen. Dabei gibt es mehrere Faktoren, auf deren Basis man die arbeitsbezogene Produktivität beeinflussen kann. Beispiele hierfür sind: Das Zeitmanagement, die persönliche Sphäre und der Arbeitskontext.

Zeitmanagement und arbeitsbezogene Produktivität

Zeitmanagement umfasst im Wesentlichen gewisse Verhaltensweisen, die darauf abzielen, die Zeit bei der Ausführung bestimmter zielgerichteter Tätigkeiten effektiv zu nutzen. Unter die besagten Verhaltensweisen fallen zum Beispiel das Planen, Einschätzen oder Monitoring bestimmter zeitspezifischer Handlungen. Personen, die das Managen von Zeit beherrschen (z.B. durch das Setzen von Prioritäten und Zielen oder das Erstellen von Plänen und Listen), haben eine erhöhte Kontrolle über ihre Zeit. Das wiederum hilft diesen Personen dabei, gewisse zeitbezogene Herausforderungen wie etwa Stress besser zu bewältigen. Zusätzlich sind diese Menschen häufig auch zufriedener mit ihrem Job. In Summe wird dadurch auch die Arbeitsleistung indirekt positiv beeinflusst. Das Resultat aus einem guten Zeitmanagement ist demzufolge eine bessere Arbeitsleistung, was einer höheren Produktivität gleichkommt.

Persönliche Sphäre und arbeitsbezogene Produktivität

Neben vielen persönlichen Merkmalen wie etwa der Polychronie (Multitaskingfähigkeit), die vor allem die Fähigkeit, Zeit zu managen, beeinflussen, ist das Phänomen der Prokrastination in Zusammenhang mit Produktivität einer Erwähnung wert. Unter Prokrastination versteht man die Praxis, anstehende Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, auch wenn dies zu einer kontraproduktiven, unnötigen Verzögerung (z.B. das Vorziehen von einfacheren, weniger zeitkritischen Aufgaben) führt. Das Warum hinter diesem Verhalten ist vielschichtig. So kann beispielsweise die Angst vor Fehlern, die Abneigung gegenüber gewissen Aufgaben oder die Naivität bei der Einschätzung der eigenen Fähigkeiten und Aufgabenkomplexität zur Prokrastination führen.

Menschen, die vermehrt zur Prokrastination tendieren, können sich selbst helfen, indem sie ihre Fähigkeit, die eigene Zeit zu managen, verbessern oder unterstützende Methoden zur Steigerung der Produktivität (siehe unten) nutzen. Ein weiteres Thema der persönlichen Sphäre, das in engem Zusammenhang mit der arbeitsbezogenen Produktivität steht, ist das menschliche Konzentrationsvermögen.

Der durchschnittliche Mensch kann ca. fünf Stunden am Tag konzentriert arbeiten, wobei das durchschnittliche, durchgehende Konzentrationsvermögen bei maximal zwei Stunden liegt. Eine Möglichkeit, um das Konzentrationsvermögen bestmöglich auszunutzen, sind Mikropausen. Das sind wiederholende, kurze Unterbrechungen während des Arbeitens, die im Idealfall selbstbestimmt sind und die körperliche Regeneration (z.B. durch schlechten Schlaf) fördern. Weitere nennenswerte Phänomene, die einen Einfluss auf die Produktivität ausüben, sind beispielsweise die tägliche Leistungskurve, Stress, Motivation, Zufriedenheit mit dem Job oder psychische und physische Gesundheit.

Arbeitskontext und arbeitsbezogene Produktivität

Auch der Arbeitskontext spielt in Zusammenhang mit der Produktivität eine wesentliche Rolle. So kann bereits die physische Arbeitsumgebung positiv oder negativ auf die arbeitsbezogene Produktivität einwirken. Zur physischen Arbeitsumgebung zählen Faktoren wie eine gute Luftqualität, angenehme Raumtemperatur, ausreichende Belichtung, mäßige Geräuschkulisse, ein ansprechendes Design oder eine ausgewogene Bepflanzung.

Auch das Teamgefüge und der Teamzusammenhalt sowie das Führungsverhalten können sich selbstverständlich auf die Produktivität auswirken. Ein weiteres Phänomen, das die arbeitsbezogene Produktivität beeinflusst, ist das sogenannte Organizational Citizenship Behavior, das beispielsweise altruistische, höfliche, friedliche, sportliche oder gewissenhafte Verhaltensweisen sowie das Schaffen einer gesunden Reibung unter den Teammitgliedern umfasst. Organisationen, in denen viele dieser Facetten von den Teammitgliedern miteingebracht werden, weisen eine höhere Arbeitsleistung und somit eine höhere Produktivität auf.

Tipps und Tricks in puncto arbeitsbezogene Produktivität

Was hilft uns Menschen dabei, die arbeitsbezogene Produktivität hochzuhalten? Im Grunde muss jede*r einen eigenen Weg finden, um die Produktivität während des Arbeitens hochzuhalten bzw. diese zu erhöhen. Es gibt aber gewisse Methoden und Tools, die dabei unterstützen können. Die sogenannte „Pomodoro Methode“ – sie hat nichts mit Tomaten zu tun, außer, dass ihr Erfinder sie nach seiner Küchenuhr in Tomatenoptik benannt hat – hilft beispielsweise dabei, die eigene Zeit durch das konzentrierte und fokussierte Arbeiten sowie das Integrieren von mehreren Mikropausen besser zu nutzen. Dabei gibt es auch digitale Tools wie beispielsweise „Microsoft To Do“, die bei der Aufgabensortierung helfen.

Ein Intervall-Timer fördert das Einstellen und bestmögliche Einhalten der sogenannten Pomodori (Arbeits- und Pausenphasen). Eine Methode, die dabei hilft, eine Liste an Aufgaben gedanklich zu sortieren, ist die „Eisenhower-Matrix“. Hierbei werden verschiedene Aufgaben je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten aufgeteilt, wobei jeder Quadrant eine Handlungsanweisung (z.B. Delegation oder Terminierung) mit sich bringt. Wer die Aufgaben nicht nur gedanklich, sondern auch visualisiert sortieren will, kann auf das Tool „Miro“ zurückgreifen. Weitere spannende Methoden, um die arbeitsbezogene Produktivität hochzuhalten, sind die „3-3-3-Methode“ oder die „2-Minutenregel“.

Wenn du mehr Informationen über die oder Tipps und Tricks zur arbeitsbezogenen Produktivität haben willst, kannst du dich gerne bei unseren Expert*innen melden!