Wie kann ich produktiver arbeiten?

Die Arbeitswelt wird zunehmend flexibler was die Arbeitszeiten sowie den Arbeitsort betrifft. Die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten ist in vielen Unternehmen bereits die Regel. Und auch neue Konzepte von Arbeit, wie das einer 4-Tage-Woche, finden immer häufiger Anwendung. Je größer die Flexibilität und damit der Raum für Selbstbestimmung, desto mehr braucht es ein gutes Selbstmanagement. Das trifft besonders im Fall einer 4-Tage-Woche zu, wenn derselbe Arbeitsumfang in kürzerer Zeit geschafft werden muss, aber auch überall dort, wo Arbeit zunehmend selbstbestimmt gestaltet werden kann. Wie aber lässt sich produktiver arbeiten?

Selbstmanagement beginnt … bei mir!

Es klingt vielleicht ein bisschen zu einfach und logisch. Es sind aber oft aber genau diese selbstverständlichen Tatsachen, die betont werden müssen. Um produktiver Arbeiten zu können, ist es wichtig, sich selbst gut zu kennen. Denn nur wer weiß, wie die eigene Uhr tickt, wann man gut arbeiten kann oder was einen besonders von Aufgaben abhält, kann die eigene Arbeit entsprechend gestalten. Eine gute Möglichkeit ist, sich für eine typische Arbeitswoche zu beobachten und dabei zum Beispiel folgende Fragen für sich zu beantworten.

• Bin ich ein Morgen- oder Nachtmensch?

• Wann kann ich mich am besten konzentrieren? Wann fällt es mir am schwersten?

• An welchen Tagen schaffe ich die meiste Arbeit?

• Was lenkt mich am häufigsten ab?

• Wie gehe ich an meinen Arbeitstag heran? Strukturiere ich ihn oder nehme ich mich der erstbesten Aufgabe an?

• Lasse ich mich häufig bei der Arbeit unterbrechen? Wenn ja, durch was?

Mit der Einsicht über den eigenen Biorhythmus, persönlichen Eigenschaften und darüber, wann und wie man die beste Arbeit leistet, kann man entsprechende Veränderungen ableiten. Denn es gibt nicht den einen „richtigen“ Arbeitstag mit dem perfekten Ablauf, vielmehr geht es darum (im Rahmen des Möglichen innerhalb des Unternehmens) Arbeit so zu gestalten, dass man sie möglichst gut machen kann. Als Nachtmensch sollten wichtige Themen vielleicht nicht direkt am frühen Morgen bearbeitet werden. Und wer immer ein Mittagstief hat, sollte Arbeiten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, möglichst nicht auf diese Zeit legen. Wer feststellt, dass der Dienstag der produktivste Tag in der Woche ist, kann wichtige Aufgaben für diesen Tag anvisieren und versuchen, möglichst viele Termine auf andere Wochentage zu verschieben.

Das sind nur wenige Beispiele, die in sich logisch klingen, aber auch eine aktive Umsetzung erfordern. Veränderung fällt zwar anfangs manchmal schwer, der Mensch ist doch ein Gewohnheitstier, aber lohnt sich in diesem Fall allemal. Denn wenn die Aufgaben wieder leichter von der Hand gehen, beispielsweise weil der Arbeitstag zu dem eigenen Rhythmus passt, kann die Arbeit auch gleich wieder etwas mehr Spaß machen. Aber Achtung: Es geht nicht um blinde Selbstoptimierung um die persönlichen Grenzen auszureizen, sondern darum, den eigenen Arbeitsalltag so zu gestalten, dass die Zeiten effizient genutzt werden. Davon profitiert natürlich auch das Unternehmen. In erster Linie sollte ein besseres Bewältigen des Arbeitspensums jedoch einem selbst dienen, indem dadurch das Stresslevel sinkt und sich möglicherweise auch mehr Gestaltungsfreiräume ergeben.

Eine kleine Liste von Tipps für produktiveres Arbeiten

Während es bei produktivem Arbeiten auch immer viel um die individuellen Eigenheiten geht, die nicht auf alle Menschen übertragbar sind, gibt es doch auch allgemeine Tools, die ein produktives Arbeiten erleichtern. Auch wenn einige davon sicherlich bereits bekannt sind, soll die Liste auch als eine Erinnerung dienen, diese anzuwenden. Denn nicht selten ertappt man sich dabei, wie etwas, dass man eigentlich weiß, doch wieder in Vergessenheit geraten ist.

1. Multitasking vermeiden

Das gleichzeitige Bearbeiten ist, entgegen der oft weitläufigen Meinung, alles andere als effizient. Muss das Gehirn verschiedenen Informationen simultan verarbeiten, arbeitet dieses deutlich langsamer. Daher lieber eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten und auch nicht zwischen Aufgaben hin und her springen. Der Wechsel zwischen Informationen verbraucht nämlich ebenso zusätzliche Gehirnkapazitäten.

2. Tagespläne und To-Do-Listen nutzen

Klingt simpel, ist es auch. Zu wissen, was an dem jeweiligen Tag oder in der Woche ansteht, und die Arbeitszeit entsprechend vorab zu organisieren und einzuteilen verschafft einen besseren Überblick.

3. Fokuszeiten einrichten

In Fokuszeiten ist Ablenkung ein Tabu. Das bedeutet, dass jegliche Benachrichtigungen aus Chats, E-Mails und Co. stummgeschaltet werden. Am besten ist es, diese Zeiten im eigenen Kalender einzutragen, sodass man auch für andere nicht verfügbar ist. So lässt sich für eine begrenzte Zeit absolut konzentriert arbeiten. Am besten ist es, die Fokuszeiten in den Zeiten einzuplanen, die nach dem eignen Biorhythmus die produktivsten sind.

4. Priorisieren

Ein gutes Priorisieren baut meist auf einer To-Do-Liste auf. So kann vorab geplant werden, welche Aufgaben wichtig sind und welche möglicherweise auch delegiert werden können. Dabei sollten die essenziellen Aufgaben zuerst erledigt werden. So kann es nicht passieren, dass Aufgaben, die eigentlich von geringer Priorität sind, zu viel Zeit beanspruchen. Zur Einordnung der Aufgaben kann zum Beispiel gut die Eisenhower-Matrix genutzt werden.

5. Die 2-Minuten-Regel

Diese Regel besagt, dass wenn immer eine Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, diese sofort erledigt werden sollte. Denn oft verzetteln wir uns durch unzählige kleine To-Dos. Wichtig ist allerdings, nicht eine aktuelle Aufgabe für eine andere zu unterbrechen, sonst schleicht sich wieder das Multitasking ein. Das Prinzip lässt sich besonders gut anwenden, wenn es für den anstehenden Tag mehrere kleine Aufgaben gibt. Diese könnten dann morgens als erstes gebündelt erledigt werden.

6. Nein sagen

Oft lassen wir uns durch Kolleg*innen unterbrechen, die einen kurzen Austausch oder Unterstützung möchten. Während sozialer Kontakt in der Arbeit natürlich wichtig ist, ist es genauso legitim diesen freundlich, aber bestimmt auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben, wenn gerade konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet wird. Und auch wenn Unterstützung unter Kolleg*innen dazugehört, darf auch ‚nein‘ gesagt werden, wenn diese zusätzliche Arbeit die eigenen Kapazitäten überschreiten würde.